در جلسه کمیته برگزاری کنفرانس که در تاریخ 5 تیر 1400 (از ساعت 13 لغایت 15) در دانکشده مهندسی مکانیک دانشگاه صنعتی اراک برگزار شد، در ارتباط با نحوه برگزاری کنفرانس (به صورت حضوری و مجازی) بحث و تبادل نظر و تصمیم گیری شد. همچنین در ارتباط با هزینه ثبت نام کنفرانس (به صورت حضوری، مجازی و نیز به صورت ترکیبی حضوری و مجازی) تصمیم گیری و هزینه های ثبت نام شرکت کنندگان مختلف در کنفرانس در سایت اصلاحات لازم انجام شد.

همچنین با پیشنهادات اکثریت اعضای کمیته برگزاری مقرر شد که مکاتباتی با سازمان ها و صنایع بزرگ استان مرکزی برای برگزاری جلسه شورای سیاستگذاری کنفرانس صورت گیرد. شیوه ها و روشهای مختلف حمایت از کنفرانس و لحاظ نمودن امتیازات ویژه برای حامیان کنفرانس نیز در این جلسه مورد بررسی و تبادل نظر صورت گرفت.